Hoe kiest u software voor uw therapiepraktijk in 2026

Praktijksoftware bewaart uw patiëntendossiers, uw agenda, uw sessies en uw documenten jarenlang. Voor u er een kiest, loont het om een tiental punten na te gaan, van de hosting van de gegevens tot de manier waarop u ermee vertrekt. Theramate beantwoordt elk van die punten, voor psychologen, psychotherapeuten, psychiaters, seksuologen, neuropsychologen, psychomotorisch therapeuten, ergotherapeuten en coaches.

De criteria in één tabel

Waar de gegevens staan, en wie ze kan lezen

Een therapiedossier bevat het meest persoonlijke wat een patiënt toevertrouwt. Het eerste criterium is dus waar het gehost wordt en wie er toegang toe heeft.

• Uw dossier wordt gehost en beheerd in de Europese Unie, op een HDS v2.0-gecertificeerde infrastructuur (Google Cloud), binnen het kader van de AVG.
• Het is versleuteld met een eigen sleutel per zorgverlener, in AES-256-GCM, bovenop de versleuteling van het platform.
• Het team van Theramate raadpleegt uw klinische inhoud niet.
• De app vergrendelt zich bij het opstarten en na vijftien minuten op de achtergrond, met een code op het web en met biometrie op iPad en iPhone. De « Aanmeldcode per e-mail » voegt een controle toe bij het aanmelden.
• De « Discrete modus » verbergt de namen van de patiënten op het scherm, handig wanneer u in een gedeelde ruimte werkt.

Alle details staan in Hoe Theramate de gegevens van uw patiënten beschermt en op de pagina Veiligheid.

Wat AI met uw sessies doet

Software die sessies transcribeert en samenvat, stuurt hun inhoud naar engines voor artificiële intelligentie. De vraag om te stellen is wat er met die inhoud gebeurt.

• Onze AI-leveranciers zijn contractueel verplicht uw verzoeken niet te bewaren, en we laten geen enkele leverancier toe uw gegevens te gebruiken om zijn modellen te trainen.
• De transcriptie gebeurt op servers in Europa. Onze transcriptieleverancier bewaart geen gegevens, en de audio wordt van onze servers verwijderd zodra de transcriptie in het dossier staat.
• De video wordt nooit opgenomen.
• U leest na en u keurt goed. De samenvatting, de verslagen, de brieven en de vragenlijsten die AI voorbereidt, wachten op uw akkoord voor er iets vertrekt.
• De patiënt kan AI weigeren. In « Toestemmingen & bewijs » noteert u zijn weigering met « De patiënt weigert », en Theramate neemt voor hem niets meer op. De assistenten lezen zijn dossier niet meer, en u blijft schrijven, vragenlijsten afnemen en zelfobservaties versturen.

Hoe de transcriptie werkt, leest u in Theramate transcribeert uw sessies woord voor woord, in 60 talen.

Het patiëntendossier en de sessienota’s

Elke zorgverlener noteert op zijn manier. « Consult starten » opent één enkele editor, waarin de manieren van noteren tijdens dezelfde sessie samengaan.

• Met het toetsenbord, met een automatische bewaring om de dertig seconden.
• Met dictee, via de microfoon van de editor.
• Door de sessie op te nemen met « Opname starten », in de praktijk of via video.
• Met een stylus, op iPad en op een Android-tablet. Theramate herkent uw titels, lijsten, tabellen, schema’s en genogrammen, en bewaart het handgeschreven origineel.
• Vanaf een papieren nota, als foto of scan, waarvan de inhoud bij uw nota’s komt.

De manieren van noteren staan beschreven in Neem uw sessienotities met het toetsenbord, met een stylus op iPad of op papier.

Bij het afsluiten schrijft Theramate de samenvatting van de sessie, werkt de klinische fiche van de patiënt bij en bereidt de opgemerkte taken voor, een brief, een vragenlijst of een zelfobservatie. « Terug naar de bron » vindt in de transcriptie de zin terug waar een regel van de samenvatting vandaan komt. Later beantwoordt « Zoeken in het patiëntendossier » een vraag in uw eigen woorden, met de datum en de passage van de sessie.

Alle details staan in Alles wat Theramate voorbereidt wanneer u een sessie afsluit.

Agenda, video en facturatie

De agenda, de video en de ereloonnota’s delen hetzelfde patiëntendossier. Een afspraak opent het juiste consult, en de ereloonnota vertrekt vanuit de sessie.

• De agenda beheert terugkerende afspraken en herinneringen die twee, vierentwintig of achtenveertig uur vooraf naar de patiënt gaan. Hij synchroniseert met Google Agenda, de Apple-agenda of Outlook.
• Met het « Openbaar profiel » maken uw patiënten online een afspraak, in de tijdsloten die u openzet.
• Video is ingebouwd. De patiënt neemt deel aan de sessie vanuit zijn browser, zonder een app te installeren, en u laat hem binnen vanuit de wachtzaal.
• De « Ereloonnota » maakt u aan het einde van de sessie en verstuurt u per e-mail. Online betalen kan als optie, en Theramate rekent geen kosten of commissie aan.

Alle details staan op de pagina Agenda & facturatie.

De opvolging tussen de sessies

De opvolging tussen twee sessies verloopt via twee instrumenten die de patiënt invult via een link, zonder account aan te maken.

• Psychometrische vragenlijsten, zoals de PHQ-9, de GAD-7, de PCL-5 of de DASS-21, worden automatisch gescoord, met de subschalen en een curve van de ene afname tot de volgende. U kunt ook uw eigen vragenlijsten importeren.
• Zelfobservaties maakt u aan door te beschrijven wat u wilt opvolgen, en elk antwoord komt samengevat in het dossier terecht.

De volledige lijst van de vragenlijsten staat in De longitudinale opvolging van uw patiënten, met vragenlijsten en zelfobservaties.

Verslagen, brieven en formulieren

Theramate schrijft uw verslagen op basis van het dossier, in twee stappen. U kiest het sjabloon, daarna « Voor wie? », een zorgverlener, de patiënt of zijn naasten, een derde die geen zorgverlener is of uw eigen dossier. De ontvanger bepaalt de inhoud. Een derde die geen zorgverlener is, zoals een werkgever of een school, krijgt geen diagnose en geen hypothese.

• De sjablonen van Theramate dekken de overdraagbare klinische synthese, de anamnese, het behandelplan, de evolutiebalans, de klinische formulering en verslagen eigen aan elk beroep, van het psychomotorisch onderzoek tot de CGT-formulering.
• « Mijn sjablonen » neemt uw eigen blanco verslag over, geïmporteerd in pdf of Word.
• De export maakt een pdf met uw briefhoofd, uw handtekening en uw stempel. U verstuurt hem via een link die beveiligd is met een toegangscode.
• Administratieve formulieren vult u in vanuit het dossier, contactgegevens, data en bedragen inbegrepen.

Alle details staan in Theramate schrijft uw verslagen en brieven vanuit het patiëntendossier.

Uw beroep en uw therapeutische stroming

Theramate stemt zich af op uw praktijk. In uw « Profiel » geeft u uw beroep op, uw therapeutische oriëntaties of uw praktijkdomeinen, en de mensen die u ontvangt. De samenvatting van de sessie behoudt dan uw vocabulaire, dat van EMDR, systeemtherapie of ACT, en de assistenten passen hun antwoorden aan. U maakt ook uw eigen klinische instrumenten door ze in uw eigen woorden te beschrijven.

De volledige lijst van de erkende beroepen, oriëntaties en domeinen staat in Theramate past zich aan uw praktijk aan, van CGT tot psychomotoriek.

De ondersteunde toestellen

Theramate werkt op het web, vanaf elke computer, en in de apps voor iPad, iPhone en Android. Uw dossiers zijn dezelfde op al uw toestellen.

Overstappen zonder van nul te beginnen

Uw oude dossiers gaan mee. Met « Hulp bij uw overstap » neemt ons team de overdracht van uw patiëntendossiers en uw agenda voor zijn rekening.

• U plaatst de exports van uw vorige software zoals ze zijn, in een beveiligde ruimte, zonder ze te openen of om te zetten.
• U krijgt binnen twee werkdagen een eerste antwoord. Daarna spreken we met u af welke gegevens we overnemen en op welke datum.
• Voor een patiënt die u al begeleidt, leest « Importeer het bestaande dossier » uw oude nota’s, verslagen en onderzoeken, in pdf, Word of als afbeelding, en bouwt er een fiche met de voorgeschiedenis mee op.
• « Een vorig consult toevoegen » maakt een gedateerd consult aan vanuit een pdf, een foto of bestaande nota’s.

Vertrekken met uw gegevens

U exporteert uw gegevens wanneer u wilt, met of zonder abonnement.

• Het dossier van een patiënt exporteert u als één document, in pdf, Word of tekst.
• « Alle patiëntgegevens exporteren » maakt de export van de hele praktijk.
• De « Patiëntoverdracht » bereidt het document voor dat u aan een patiënt geeft die zijn dossier opvraagt, met de periode en de inhoud die u kiest.
• Na een opzegging blijft uw account twaalf maanden raadpleegbaar.

De prijs en de proefperiode

De vijf formules geven toegang tot alle functies. Alleen het aantal consulten per maand en de inbegrepen uren transcriptie verschillen. Uw aantal patiënten is nooit beperkt, en het abonnement is zonder verbintenis.

Een uur video telt als een uur audio. De module Audio+ dekt alle consulten van uw formule, in audio en in video.

Om Theramate te ontdekken, boekt u een videogesprek van 30 tot 60 minuten met het team, op een fictief dossier. Daarna bieden we u vijftien dagen gratis proberen aan, om het in uw eigen tempo te verkennen. De volledige tarieven staan op de pagina Tarieven.

Veelgestelde vragen