Hoe Theramate de gegevens van uw patiënten beschermt

Sessienotities behoren tot de gevoeligste gegevens die er bestaan. Theramate beschermt ze bij elke stap, van de hosting van het dossier tot het versturen van een brief aan een collega, voor de psychologen, psychotherapeuten, psychiaters, seksuologen, logopedisten, psychomotorisch therapeuten en coaches die er hun dossiers bijhouden.

Een HDS-gecertificeerde infrastructuur, in de Europese Unie

Uw dossier wordt gehost en beheerd in de Europese Unie, op een HDS v2.0-gecertificeerde infrastructuur (Google Cloud). In Frankrijk moet een professional die de gezondheidsgegevens van zijn patiënten aan een derde toevertrouwt, een host met HDS-certificering kiezen (hosting van gezondheidsgegevens). Sessies, fiches, documenten en antwoorden van patiënten worden binnen dit kader gehost.

Eén versleutelingssleutel per zorgverlener

Elke zorgverlener heeft zijn eigen sleutel. De klinische inhoud en de identiteit van uw patiënten worden met die sleutel versleuteld in AES-256-GCM, bovenop de versleuteling van het platform.

• Het team van Theramate raadpleegt uw klinische inhoud niet. Technische toegang is beperkt tot een klein aantal personen.
• Meldingen blijven neutraal. Wat op uw telefoon binnenkomt, toont geen naam van een patiënt en geen klinische informatie.
• Uw klinische instrumenten en uw opvolging op maat worden op dezelfde manier versleuteld.

AI en audio zonder bewaring

De samenvatting van de sessie, de klinische fiche, de verslagen en de assistenten doen een beroep op leveranciers van artificiële intelligentie die in ons register van subverwerkers staan.

• Ze zijn contractueel verplicht uw verzoeken niet te bewaren.
• We laten geen enkele leverancier toe uw gegevens te gebruiken om zijn modellen te trainen.
• De transcriptie gebeurt op servers in Europa. Onze transcriptieleverancier bewaart geen gegevens, en de audio wordt hem nooit bezorgd onder de naam van de patiënt.
• De audio wordt van onze servers verwijderd zodra de transcriptie in het dossier staat.
• Video wordt nooit opgenomen tijdens een videosessie.

Niets wat AI voorbereidt, vertrekt zonder uw akkoord. U leest na en u keurt goed. Hoe de transcriptie werkt, leest u in Theramate transcribeert uw sessies woord voor woord, in 60 talen.

De patiënt die AI weigert

Een patiënt kan liever hebben dat AI niet gebruikt wordt voor zijn begeleiding. In het tabblad « Toestemmingen & bewijs » van zijn dossier kiest u « De patiënt weigert ».

• Zijn sessies worden niet meer opgenomen of samengevat, in de praktijk en via video.
• De assistenten lezen zijn dossier niet meer.
• U blijft met hem werken, met het toetsenbord of de stylus, en hem vragenlijsten en zelfobservaties sturen.

Een app die vergrendeld is op uw toestellen

Theramate vergrendelt zich bij elke opening en na vijftien minuten op de achtergrond. Op het web ontgrendelt u de app met een code. Op iPad en iPhone met biometrie.

• « App vergrendelen » sluit de app meteen op een telefoon, bijvoorbeeld voor u hem uitleent.
• De « Aanmeldcode per e-mail » vraagt een code per e-mail wanneer uw account op een onbekend toestel opent. Met de lijst « Herkende apparaten » vergeet u ze allemaal.
• De « Discrete modus » verbergt de namen van uw patiënten op het scherm, op de trein, in een gedeelde ruimte of tijdens een supervisie.

Documenten verstuurd via een beveiligde link

Een verslag, een brief of een attest vertrekt nooit als bijlage. De ontvanger krijgt een tijdelijke link, 7, 30 of 90 dagen geldig. Met « Toegangscode vereist », standaard ingeschakeld, opent hij de link met een code van vier cijfers die u hem via een ander kanaal bezorgt.

Vragenlijsten en zelfobservaties die u uw patiënten stuurt, beveiligt u op dezelfde manier met een code. Om een casus voor te stellen in supervisie of opleiding, maakt « Document anonimiseren » een versie waarin de personen met hun initialen of in algemene termen vermeld worden.

Verslagen en hun verzending staan beschreven in Theramate schrijft uw verslagen en brieven vanuit het patiëntendossier.

Vastgelegde toestemmingen

Het tabblad « Toestemmingen & bewijs » van elk dossier volgt vier toestemmingen van de patiënt en de stand van de deelacties van het dossier.

Voor elke toestemming bewaart Theramate de datum, de manier waarop de patiënt antwoordde, via een formulier of mondeling, en de versie van de aanvaarde tekst. De « Leesbare geschiedenis » toont elk akkoord, elke weigering en elke intrekking.

Een dossier delen met een collega

Er zijn drie vormen van delen, en elke vorm vraagt de toestemming van de patiënt.

U kiest wat u deelt, de consultaties, het klinisch dossier, de documenten, de spraaknotities of de vragenlijsten. De facturatie wordt nooit gedeeld.

Exporteren en verwijderen

Uw gegevens blijven altijd toegankelijk.

• « Volledige dossierexport » maakt het dossier van een patiënt in één document, in pdf, Word of tekst.
• « Alle patiëntgegevens exporteren » doet hetzelfde voor uw hele praktijk.
• De « Patiëntoverdracht » bereidt het document voor dat u geeft aan een patiënt die zijn dossier opvraagt, volgens het Belgische of Franse wettelijke kader.
• Na een opzegging blijft uw account raadpleegbaar en blijven uw dossiers exporteerbaar.
• Om een patiënt te verwijderen, stelt Theramate eerst voor om zijn dossier te exporteren en vraagt dan om te bevestigen met zijn familienaam. De verwijdering wist zijn dossier en schakelt de links uit die u hem had gestuurd.

Het kader van de AVG en de verwerking

Theramate treedt op als verwerker van de gegevens van uw patiënten, binnen het kader van de AVG. De verwerkersovereenkomst tussen ons staat op onze website, met de lijst van onze subverwerkers, op de pagina verwerkersovereenkomst.

De pagina Veiligheid vat deze waarborgen samen. De criteria om praktijksoftware te kiezen, vindt u in Hoe kiest u software voor uw therapiepraktijk in 2026.

Veelgestelde vragen