Wie Theramate die Daten Ihrer Patienten schützt

Sitzungsnotizen gehören zu den sensibelsten Daten, die es gibt. Theramate schützt sie bei jedem Schritt, vom Hosting der Akte bis zum Versand eines Briefs an einen Kollegen, für die Psychologen, Psychotherapeuten, Psychiater, Sexualtherapeuten, Logopäden, Psychomotoriktherapeuten und Coaches, die dort ihre Akten führen.

Eine nach HDS zertifizierte Infrastruktur, in der Europäischen Union

Ihre Akte wird in der Europäischen Union gehostet und betrieben, auf einer nach HDS v2.0 zertifizierten Infrastruktur (Google Cloud). In Frankreich muss eine Fachperson, die die Gesundheitsdaten ihrer Patienten einem Dritten anvertraut, einen Hoster mit HDS-Zertifizierung wählen (Hosting von Gesundheitsdaten). Sitzungen, Profile, Dokumente und Antworten der Patienten werden in diesem Rahmen gehostet.

Ein Schlüssel pro Praktiker

Jeder Praktiker hat seinen eigenen Schlüssel. Klinische Inhalte und die Identität Ihrer Patienten werden mit diesem Schlüssel in AES-256-GCM verschlüsselt, zusätzlich zur Verschlüsselung der Plattform.

• Das Theramate-Team sieht Ihre klinischen Inhalte nicht ein. Technische Zugänge sind auf wenige Personen beschränkt.
• Benachrichtigungen bleiben neutral. Was auf Ihrem Telefon ankommt, nennt weder den Namen eines Patienten noch eine klinische Information.
• Ihre klinischen Instrumente und Ihr Verlaufsbogen nach Maß werden auf dieselbe Weise verschlüsselt.

KI und Audio ohne Speicherung

Die Sitzungszusammenfassung, das klinische Profil, die Berichte und die Assistenten nutzen Anbieter künstlicher Intelligenz, die in unserem Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt sind.

• Sie sind vertraglich verpflichtet, Ihre Anfragen nicht zu speichern.
• Wir erlauben keinem Anbieter, Ihre Daten zum Training seiner Modelle zu verwenden.
• Die Transkription erfolgt auf Servern in Europa. Unser Transkriptionsanbieter speichert keine Daten, und das Audio wird ihm nie unter dem Namen des Patienten übermittelt.
• Das Audio wird von unseren Servern gelöscht, sobald die Transkription in der Akte liegt.
• Bei einer Videositzung wird das Video nie aufgezeichnet.

Nichts, was die KI vorbereitet, geht ohne Ihre Freigabe hinaus. Sie lesen und Sie geben frei. Wie die Transkription funktioniert, lesen Sie in Theramate transkribiert Ihre Sitzungen Wort für Wort, in 60 Sprachen.

Der Patient, der die KI ablehnt

Ein Patient kann es vorziehen, dass für seine Behandlung keine KI genutzt wird. Im Reiter « Einwilligungen & Nachweise » seiner Akte wählen Sie « Der Patient lehnt ab ».

• Seine Sitzungen werden nicht mehr aufgenommen oder zusammengefasst, in der Praxis wie per Video.
• Die Assistenten lesen seine Akte nicht mehr.
• Sie arbeiten weiter mit ihm, per Tastatur oder Stift, und senden ihm Fragebögen und Selbstbeobachtungen.

Eine gesperrte App auf Ihren Geräten

Theramate sperrt sich bei jedem Öffnen und nach fünfzehn Minuten im Hintergrund. Im Web entsperren Sie die App mit einem Code. Auf iPad und iPhone biometrisch.

• « App sperren » schließt die App sofort auf dem Telefon, etwa bevor Sie es verleihen.
• Der « Anmeldecode per E-Mail » verlangt einen per E-Mail erhaltenen Code, wenn sich Ihr Konto auf einem unbekannten Gerät öffnet. Über die Liste « Erkannte Geräte » vergessen Sie alle auf einmal.
• « Diskreter Modus » blendet die Namen Ihrer Patienten auf dem Bildschirm aus, im Zug, in einem geteilten Raum oder in der Supervision.

Dokumente per geschütztem Link

Ein Bericht, ein Brief oder eine Bescheinigung geht nie als Anhang hinaus. Der Empfänger erhält einen befristeten Link, 7, 30 oder 90 Tage gültig. Mit « Zugangscode erforderlich », standardmäßig aktiviert, öffnet er ihn mit einem vierstelligen Code, den Sie ihm über einen anderen Kanal mitteilen.

Fragebögen und Selbstbeobachtungen, die Sie Ihren Patienten senden, lassen sich auf dieselbe Weise mit einem Code schützen. Um einen Fall in Supervision oder Fortbildung vorzustellen, erstellt « Dokument anonymisieren » eine Fassung, in der die Personen mit Initialen oder allgemein bezeichnet werden.

Berichte und ihr Versand sind beschrieben in Theramate schreibt Ihre Berichte und Briefe aus der Patientenakte.

Festgehaltene Einwilligungen

Der Reiter « Einwilligungen & Nachweise » jeder Akte verfolgt vier Einwilligungen des Patienten und den Stand der Freigaben der Akte.

Für jede Einwilligung bewahrt Theramate das Datum, die Art der Antwort, per Formular oder mündlich, und die Version des akzeptierten Textes. Die « Lesbare Historie » zeigt jede Zustimmung, jede Ablehnung und jeden Widerruf.

Eine Akte mit einem Kollegen teilen

Es gibt drei Formen der Freigabe, und jede setzt die Einwilligung des Patienten voraus.

Sie wählen, was Sie teilen, die Konsultationen, die klinische Akte, die Dokumente, die Sprachnotizen oder die Fragebögen. Die Abrechnung wird nie geteilt.

Exportieren und löschen

Ihre Daten bleiben jederzeit zugänglich.

• « Vollständiger Dossier-Export » erzeugt die Akte eines Patienten in einem einzigen Dokument, als PDF, Word oder Text.
• « Alle Patientendaten exportieren » macht dasselbe für Ihre ganze Praxis.
• Die « Patientenübergabe » bereitet das Dokument vor, das ein Patient erhält, der seine Akte anfordert, nach belgischem oder französischem Rechtsrahmen.
• Nach einer Kündigung bleibt Ihr Konto lesbar, und Ihre Akten lassen sich weiter exportieren.
• Um einen Patienten zu löschen, schlägt Theramate zuerst vor, seine Akte zu exportieren, und bittet dann um Bestätigung mit seinem Nachnamen. Das Löschen entfernt seine Akte und deaktiviert die Links, die Sie ihm gesendet hatten.

Der Rahmen der DSGVO und die Auftragsverarbeitung

Theramate handelt als Auftragsverarbeiter für die Daten Ihrer Patienten, im Rahmen der DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen uns ist auf unserer Website veröffentlicht, mit der Liste unserer Unterauftragsverarbeiter, auf der Seite Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die Seite Sicherheit fasst diese Garantien zusammen. Die Kriterien für die Wahl einer Praxissoftware finden Sie in So wählen Sie 2026 eine Software für Ihre Therapiepraxis.

Häufige Fragen