Accord de Sous-traitance

Le Praticien est le responsable du traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD. Il détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses patients, et demeure seul responsable du contenu clinique, des décisions thérapeutiques et du respect de son code de déontologie.

Playfield SRL (BCE 0833.702.033), dont le siège est établi Chemin de Toune 4, 1325 Chaumont-Gistoux, Belgique, éditrice de Theramate, est sous-traitant au sens de l'article 4.8. Elle traite ces données pour le compte du Praticien et sur ses instructions.

Le présent accord constitue l'acte juridique exigé par l'article 28.3 du RGPD. Il est annexé aux Conditions Générales d'Utilisation et accepté en même temps qu'elles. Une copie contresignée est remise sur demande.

Objet : la fourniture de Theramate, outil de gestion de cabinet, de tenue du dossier clinique et d'assistance à la rédaction. Durée : celle du contrat principal, puis les délais de l'article 8.

Playfield SRL ne traite les données que sur instruction documentée du Praticien. Les présentes conditions, le présent accord et l'usage des fonctionnalités constituent ces instructions.

Playfield SRL informe le Praticien sans délai injustifié si elle estime qu'une instruction viole le RGPD ou le droit belge, et peut en suspendre l'exécution jusqu'à clarification.

Si une obligation légale impose un traitement hors de ces instructions, le Praticien en est informé avant, sauf interdiction légale.

Toute personne autorisée à traiter les données est tenue à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale, qui survit à la fin de sa mission.

Engagement de non-consultation : l'équipe Theramate ne consulte pas les contenus cliniques. Les accès techniques nécessaires à l'exploitation, au support ou à la sécurité sont restreints à un nombre limité de personnes, journalisés, et ne servent pas à lire les dossiers, sauf à votre demande expresse, par exemple lorsque vous sollicitez notre aide sur un dossier précis, ou en vertu d'une obligation légale valable.

Playfield SRL met en œuvre les mesures décrites en annexe II, conformément à l'article 32 du RGPD. L'annexe II décrit l'état actuel du dispositif. Ces mesures évoluent avec la technique et l'infrastructure ; elles peuvent être remplacées par des mesures différentes, d'un niveau de protection au moins équivalent.

Le Praticien donne une autorisation générale au recours aux sous-traitants listés en annexe III.

Ajout ou remplacement : Playfield SRL en informe le Praticien au moins 30 jours avant l'entrée en service, par courrier électronique et par mise à jour de la liste publiée. Elle s'engage en outre à annoncer tout nouveau sous-traitant amené à traiter du contenu clinique, y compris lorsque le changement lui paraît mineur.

Remplacement urgent : lorsqu'un sous-traitant devient indisponible ou présente un risque de sécurité avéré, Playfield SRL peut le remplacer sans préavis pour maintenir le service ou protéger les données. Le Praticien en est informé sans délai, et son droit d'opposition s'exerce alors après coup, dans les mêmes conditions.

Opposition : le Praticien peut s'opposer, de manière motivée, dans les 30 jours. Les parties recherchent alors de bonne foi une solution. À défaut, le Praticien peut résilier sans pénalité, avec remboursement au prorata de la période payée et non utilisée.

Répercussion : Playfield SRL impose à chaque sous-traitant des obligations équivalentes et demeure pleinement responsable de leur exécution.

Playfield SRL met à disposition du Praticien les fonctionnalités lui permettant de répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition de ses patients.

Lorsqu'une demande ne peut être satisfaite par ces fonctionnalités, Playfield SRL assiste le Praticien dans un délai raisonnable et sans frais. Conformément à l'article 12.5 du RGPD, une contribution aux frais peut être demandée pour les sollicitations manifestement infondées ou répétitives, ou pour celles dont l'ampleur excède manifestement une assistance courante.

Une demande adressée directement à Playfield SRL par un patient est transmise au Praticien sans délai ; Playfield SRL n'y répond pas elle-même.

Playfield SRL notifie le Praticien dans les 48 heures suivant le moment où elle acquiert la certitude qu'une violation s'est produite. Ce délai court à compter de la confirmation, non de la première alerte.

La notification comporte, dans la mesure du possible : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, et les mesures prises. Les informations manquantes sont communiquées au fur et à mesure, sans attendre un tableau complet.

Playfield SRL assiste le Praticien dans ses obligations au titre des articles 32 à 36, notamment sa notification à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures.

À la résiliation, le Praticien conserve pendant douze (12) mois un accès en lecture et en export à l'ensemble de ses données, sans surcoût. En cas de résiliation pour manquement grave à son égard, cette période peut être réduite, sans jamais descendre sous le délai raisonnablement nécessaire à l'export de ses dossiers, dont il est averti. Cet accès couvre la consultation et l'export uniquement : création, enregistrement audio, intelligence artificielle, prise de rendez-vous et facturation sont désactivés.

Suppression anticipée : le Praticien peut demander à tout moment, et sans motif, la suppression immédiate. Cette demande prévaut sur le délai de douze mois.

Rappels : Playfield SRL informe le Praticien 60 jours puis 7 jours avant la suppression définitive.

Ce que « supprimé » veut dire exactement. Dans le système, la suppression est immédiate : les données cessent d'être accessibles et d'être traitées. Elles subsistent ensuite dans les sauvegardes chiffrées prises avant la suppression, le temps de leur cycle de rotation, actuellement trente jours, au terme duquel elles disparaissent définitivement. Aucune sauvegarde n'est restaurée pour en extraire des données supprimées. Une attestation de suppression est délivrée sur demande.

Pièces comptables : les factures, notes de crédit et paiements restent enregistrés, pour assurer la continuité de la numérotation comptable exigée par la loi. Ils ne contiennent ni contenu clinique ni donnée nominative : le nom du patient n'y est jamais enregistré. Au moment de la suppression d'un dossier, une archive de ces pièces, complétées du nom du patient, est remise au Praticien, à qui il revient de la conserver selon ses obligations comptables et fiscales.

Avertissement : en Belgique, le dossier du patient doit être conservé au minimum 30 ans à compter du dernier contact avec le patient (loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé, article 35). Il appartient au Praticien d'exporter ses dossiers avant la suppression.

Niveau 1, sur demande écrite, sans frais, sous 30 jours : Playfield SRL fournit la documentation nécessaire pour démontrer le respect de l'article 28 : annexe II, certificats et attestations des hébergeurs, liste à jour des sous-traitants, réponses écrites à un questionnaire de sécurité.

Niveau 2, audit : si le niveau 1 est insuffisant, le Praticien peut faire réaliser un audit, avec préavis de 30 jours, une fois par an au maximum, par un auditeur indépendant, non concurrent, tenu à la confidentialité, sans accès aux données des autres praticiens ni aux secrets techniques.

Les frais sont à la charge du Praticien, sauf si l'audit révèle un manquement significatif de Playfield SRL, auquel cas celle-ci les supporte. Playfield SRL peut satisfaire à une demande d'audit en produisant un rapport d'audit indépendant récent portant sur le même périmètre, ou en organisant un audit mutualisé entre plusieurs praticiens demandeurs. La limite d'un audit par an ne s'applique pas à la suite d'une violation avérée affectant le Praticien.

Les données sont hébergées et traitées dans l'Union européenne. Le détail des localisations figure en annexe III. Lorsqu'un traitement implique un transfert vers un pays tiers, celui-ci est encadré par une décision d'adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Cette section ne relève pas du RGPD mais du Code pénal, et c'est la question que se pose d'abord un psychologue.

Confier un dossier à Theramate n'est pas une divulgation. Playfield SRL agit comme sous-traitant technique, sur vos seules instructions, sans finalité propre, et son personnel est tenu à la confidentialité. En droit belge, un prestataire nécessaire à l'exercice de la profession est considéré comme un confident nécessaire : lui transmettre des données pour qu'il vous permette de travailler ne constitue pas une violation de l'article 458 du Code pénal. Le secret reste le vôtre, et vous en restez le gardien.

Ce que nous nous interdisons, au-delà du RGPD. Nous ne prenons jamais contact avec vos patients de notre propre initiative. Nous ne répondons à aucune demande de tiers portant sur un contenu clinique (assureur, employeur, proche, autorité) et nous la renvoyons vers vous, seul habilité à décider. Nous ne produisons aucune attestation, aucun extrait, aucune confirmation d'existence d'un dossier à qui que ce soit d'autre que vous.

Si la loi nous y contraint. Une réquisition judiciaire valable s'impose à nous comme à vous. Dans ce cas, nous vous en informons avant d'y répondre chaque fois que la loi le permet, afin que vous puissiez faire valoir votre propre secret professionnel, qui va plus loin que le nôtre. Nous ne communiquons que ce qui est strictement exigé.

Vos contenus cliniques servent à une seule chose : vous fournir le service.

Nous ne les utilisons pas pour entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle, ni les nôtres ni ceux de nos prestataires, qui y sont tenus par contrat. Nous ne les utilisons pas pour produire des statistiques, des études, de la recherche ou des supports commerciaux, y compris sous forme agrégée ou anonymisée. Nous ne les vendons ni ne les partageons avec un tiers à des fins qui nous seraient propres.

Sans exception. Vos contenus ne servent à aucun test, aucune évaluation, aucun banc de mesure : ces travaux s'appuient sur des dossiers synthétiques, construits pour cet usage.

Ce que nous mesurons, en revanche. Le fonctionnement du logiciel : erreurs, temps de réponse, fonctionnalités utilisées, volumes traités. Ces mesures portent sur l'outil, jamais sur ce que vous y écrivez.

Vous nous confiez des dossiers que la loi vous oblige à conserver trente ans. Vous avez le droit de savoir ce qu'il advient s'il nous arrive quelque chose.

Si nous décidions de cesser l'activité, vous en seriez informé au moins 90 jours avant l'arrêt du service, et l'export complet de vos dossiers resterait disponible pendant toute cette période. Nous ne supprimerions rien avant son terme.

En cas de procédure collective, faillite ou réorganisation judiciaire, une chose ne change pas : l'export de vos dossiers reste garanti. C'est un engagement, pas un effort. Les dossiers sont les vôtres, ils s'exportent en un geste depuis l'application, et nous portons cette obligation à la connaissance de toute personne qui prendrait le contrôle de l'activité, curateur, mandataire ou repreneur. La fenêtre d'export ne sera en aucun cas inférieure à trente jours, et vous êtes prévenu dès que nous avons connaissance de la situation.

Ce qui peut céder dans ce cas de figure, c'est la durée des douze mois de lecture seule prévue à l'article 8 : elle suppose un service qui tourne, et ce n'est alors plus nous qui en décidons. L'export, lui, ne cède pas.

En cas de cession ou de changement de contrôle, le présent accord et l'ensemble de ses engagements sont transmis au repreneur, qui ne peut pas les affaiblir. Vous en êtes informé et vous pouvez, si vous ne le souhaitez pas, résilier sans pénalité avec remboursement au prorata.

Vos données ne sont jamais un actif cessible en elles-mêmes. Elles ne peuvent être transférées que dans le cadre de la reprise du service, aux mêmes conditions, et jamais vendues séparément.

Chacun répond de ce qu'il maîtrise. Vous décidez des finalités, des contenus et des durées ; nous exécutons vos instructions et sécurisons l'outil. La responsabilité suit cette répartition.

Ce que dit le règlement, et nous nous y tenons : en vertu de l'article 82.2 du RGPD, un sous-traitant n'est responsable du dommage causé par un traitement que s'il n'a pas respecté les obligations qui incombent spécifiquement aux sous-traitants, ou s'il a agi en dehors de vos instructions licites ou contrairement à celles-ci. Dans ces cas, nous assumons notre part sans chercher à la reporter sur vous.

Ce que nous ne pouvons pas porter à votre place : l'exactitude et la pertinence du contenu clinique, les décisions thérapeutiques, le respect de votre code de déontologie, l'information de vos patients et le recueil des accords requis auprès d'eux. Ce sont les actes d'un responsable de traitement, et d'un professionnel de santé.

Limitation : les limitations et exclusions de responsabilité prévues aux Conditions Générales d'Utilisation s'appliquent au présent accord. Elles ne limitent ni les responsabilités que la loi déclare non limitables, ni la responsabilité en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde.

Personnes concernées : les patients du Praticien, les personnes les accompagnant lorsqu'elles participent à une séance, et le Praticien lui-même.

Catégories de données : identité (nom, prénom, date de naissance, langue)
• contact (adresse électronique, téléphone, lorsqu'ils sont renseignés)
• rendez-vous (dates, heures, motifs courts, présence)
• données de santé au sens de l'article 9 (notes de séance, transcriptions, résumés, fiche clinique, questionnaires et scores, documents versés au dossier, notes manuscrites)
• audio des séances, le cas échéant, supprimé après intégration
• vidéo de téléconsultation, en direct, jamais enregistrée
• facturation (honoraires, paiements, données comptables)
• technique (journaux de connexion, limités au support et à la sécurité).

Finalités : tenue du dossier clinique, gestion des rendez-vous, transcription et synthèse assistées, passation de questionnaires, téléconsultation, facturation, et communication avec le patient à l'initiative du Praticien.

Décision automatisée : aucune. Les contenus produits par l'intelligence artificielle sont des propositions soumises à la relecture et à la validation du Praticien.

Chiffrement : données cliniques et personnelles chiffrées en AES-256-GCM avant stockage, avec une clé propre à chaque praticien, en plus du chiffrement natif de la plateforme d'hébergement. Clés gérées côté serveur en accès restreint. Échanges chiffrés en transit (TLS).

Contrôle d'accès : authentification des praticiens, vérification de propriété sur tout accès à une donnée patient, attestation d'intégrité de l'application cliente, restriction nominative des accès techniques.

Journalisation : les événements d'accès et de modification sont journalisés. Les journaux techniques ne contiennent pas de contenu clinique.

Sauvegardes : sauvegardes automatiques chiffrées de la base, quotidiennes et hebdomadaires, conservées 30 jours, dans l'Union européenne.

Audio : le fichier remis par le praticien est converti par le serveur en un objet chiffré avec sa clé, et le dépôt d'origine est détruit aussitôt. La transcription produite est chiffrée avec cette même clé avant d'être écrite dans le dossier. Les fichiers de travail nécessaires à la transcription et à la fusion sont déposés sur des emplacements privés, non listables et sans mise en cache, et effacés automatiquement sous 24 heures, 3 jours au plus pour le dépôt d'origine, y compris lorsque le traitement a échoué. L'audio est supprimé après intégration au dossier.

Téléconsultation : serveur opéré par Playfield SRL sur une machine dédiée située à Paris. Le flux audio et vidéo y transite en direct et n'est jamais enregistré. Les identifiants de salon et de participant sont des empreintes cryptographiques. Le nom d'affichage est celui que le praticien choisit de montrer à son interlocuteur. L'administration, les correctifs et les journaux de cette machine relèvent de Playfield SRL.

Intelligence artificielle : les fournisseurs sont tenus par contrat à la non-conservation des contenus et à l'absence d'entraînement.

Continuité : redondance de l'hébergement et surveillance des traitements automatisés.

Google Cloud / Firebase : hébergement, base de données, fonctions serveur, authentification, stockage. Union européenne : base répliquée en Belgique (Saint-Ghislain) et aux Pays-Bas, traitements à Francfort, fichiers en multi-région UE. Infrastructure certifiée HDS v2.0 (certificat n° 2022-013, activités 1 à 5).

Scaleway : envoi des emails transactionnels et hébergement du serveur de téléconsultation. Paris, France.

OpenAI : assistance à la rédaction, synthèses, réponses contextualisées. Non-conservation et absence d'entraînement garanties contractuellement.

Google (Gemini) : assistance à la rédaction, synthèses, analyses cliniques. Non-conservation et absence d'entraînement garanties contractuellement.

Soniox : transcription audio, point de terminaison européen. Non-conservation et absence d'entraînement garanties contractuellement.

Stripe : traitement des paiements, lorsque le Praticien facture via Theramate. Irlande.

Chacun est lié à Playfield SRL par un accord de sous-traitance conforme au RGPD. La liste à jour est publiée sur cette page ; toute modification fait l'objet de l'information préalable prévue à l'article 5.